Affidare la realizzazione di un congresso o di una convention nazionale o internazionale ad Executive Congress significa garanzia di un servizio altamente affidabile e specializzato, portato avanti da un’azienda giovane che sarà lieta di seguirvi passo passo dalle fasi preliminari alla messa in opera: fondiamo una particolare freschezza di idee e di soluzioni personalizzate per ogni cliente con tutta l’esperienza tipica della grande azienda.
PASSO A PASSO VERSO L’EVENTO:
Il nostro obiettivo principale è quello di superare le aspettative della committenza fin dalle prime fasi dell’organizzazione. Attraverso la nostra disponibilità, competenza, esperienza e fantasia, ci prendiamo cura di ogni singolo step:
– Studio preliminare dei goal di marketing dell’Azienda
– Pianificazione del budget congressuale e del relativo programma, in collaborazione diretta con il cliente
– Compilazione del preventivo iniziale, mantenuto sempre aggiornato con gli sviluppi della situazione
– Coordinamento e mantenimento dei contatti con Autorità ed Enti pubblici, fornitori, sponsor, stampa e relatori
– Gestione di tutta la parte relativa alla segreteria amministrativa e congressuale, con un monitoraggio costante delle spese ed un’attenzione particolare al mantenimento del budget iniziale
– Proposta di un’ampia scelta di location esclusive e di grande impatto, compatibili con l’immagine dell’evento e con il numero dei partecipanti
– Cura dei rapporti con gli hotel e le strutture congressuali
– Gestione delle iscrizioni e mantenimento dei contatti con gli iscritti
– Creazione di un database che contribuisca a tenere il cliente sempre aggiornato sugli sviluppi dei contatti; disponibilità per la creazione di siti web per favorire la registrazione e l’iscrizione direttamente on-line
– Cura delle relazioni fra l’evento ed il mondo esterno: attraverso un attento studio grafico personalizzato realizziamo tutto il materiale necessario (dai programmi alle schede di adesione, dagli attestati di partecipazione ad inviti e locandine fino al kit congressuale) prendendoci cura di dare un’identità propria e sempre originale ad ogni congresso
– Gestione per ogni iscritto dei programmi di viaggio individuali, che personalizziamo con cura per garantire il miglior servizio e la maggiore comodità ma sempre secondo le vostre esigenze; emissione della relativa biglietteria aerea e ferroviaria
– Mantenimento costante dei contatti con gli ospiti in relazione alle strutture alberghiere e congressuali, garantendo con entrambi rapporti continui per assicurare la massima affidabilità ed il massimo della disponibilità, con il numero più adeguato di allotment per ogni diversa occasione
– Allestimento di help-desks e accoglienza ospiti direttamente in loco
– Fornitura e supporto tecnico relativo agli impianti audio/video ed informatici
– Servizio di hostess multilingue altamente professionali, a disposizione del cliente per tutta la durata dell’evento
LE FASI FINALI:
– Attesa degli eventuali rimborsi spese inviati dagli ospiti
– Saldo dei fee per i relatori intervenuti
– Chiusura e archiviazione delle pratiche burocratiche ed amministrative in tempi decisamente ragionevoli
– Servizio di Feedback: Executive Congress sottopone spontaneamente al cliente un giudizio sul suo operato proveniente direttamente dagli ospiti, attraverso la compilazione di appositi moduli per l’espressione del gradimento distribuiti a fine evento.
Puntare sull’esperienza e sulla professionalità di Executive Congress per l’organizzazione del proprio evento corporate, dal congresso medico al lancio aziendale celebrato con una convention, è infallibile garanzia di affidabilità e successo: dal cocktail di benvenuto alla cena di gala in una villa prestigiosa, sapremo selezionare per voi il miglior servizio di catering ed il miglior allestimento, con tutta la cura e la passione che vi meritate.